1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est :

N° d’entreprise : 0509.957.407

E-mail :
aircooling@hotmail.be

Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter AIRCOOLING à cette adresse e-mail.

2. DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Selon votre relation avec AIRCOOLING et les services demandés, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

Données d’identification et de contact :

nom, prénom, société, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et numéro de TVA lorsqu’il est applicable.

Demandes de renseignements et devis :

nature de la demande, informations communiquées lors d’une visite, remarques, informations techniques, dessins ou schémas nécessaires à la préparation du devis.

Interventions :

adresse d’intervention, date et horaires, technicien(s), type d’intervention, travaux réalisés, fournitures utilisées, observations et informations nécessaires au suivi de l’intervention.

Photographies et informations techniques :

photographies d’équipements, installations, bâtiments ou emplacements lorsqu’elles sont utiles à la préparation d’un devis, à la réalisation d’une intervention ou à son suivi.

Signatures :

signature du client lorsqu’elle est nécessaire sur un bon d’intervention.

Données administratives :

informations nécessaires au suivi des dossiers, devis, interventions, facturation et obligations administratives.

AIRCOOLING veille à limiter la collecte aux données nécessaires aux finalités poursuivies.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles peuvent notamment être utilisées pour :

• répondre à une demande de renseignement ;
• organiser une visite commerciale ;
• préparer et assurer le suivi d’un devis ;
• communiquer avec la personne ayant introduit une demande ou avec le client concerné ;
• planifier et réaliser une installation, un entretien, un dépannage ou une autre intervention ;
• établir et conserver les bons d’intervention ;
• assurer le suivi technique des installations ;
• assurer la gestion administrative et la facturation ;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables ou administratives applicables ;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement des outils utilisés par AIRCOOLING.

4. BASES JURIDIQUES

Selon la situation, AIRCOOLING traite les données personnelles sur la base :

• de mesures précontractuelles, notamment lorsqu’une personne demande un devis ou une visite ;
• de l’exécution d’un contrat, lorsque les données sont nécessaires à la réalisation des prestations demandées ;
• d’une obligation légale, lorsqu’AIRCOOLING doit conserver ou traiter certaines informations en application de la réglementation ;
• de l’intérêt légitime d’AIRCOOLING, notamment pour assurer la gestion, le suivi et la sécurité de ses activités, sous réserve des droits et libertés des personnes concernées ;
• du consentement, uniquement lorsque celui-ci constitue la base juridique appropriée pour un traitement particulier.

5. PHOTOGRAPHIES

Dans le cadre d’un devis ou d’une intervention, AIRCOOLING peut prendre et conserver des photographies lorsque celles-ci sont utiles à la préparation du devis, à la réalisation de la prestation ou à son suivi.

Il peut notamment s’agir de photographies d’un équipement, d’une installation existante, d’un tableau électrique, d’une façade, d’un passage technique ou de l’emplacement prévu pour un équipement.

AIRCOOLING demande à ses collaborateurs de limiter les photographies à ce qui est nécessaire et d’éviter autant que possible de photographier inutilement des personnes ou des éléments relevant de la vie privée.

6. SIGNATURES

Lorsqu’un client signe un bon d’intervention, sa signature est conservée avec le document concerné afin d’attester le bon ou l’intervention.

Cette signature n’est pas utilisée par AIRCOOLING à des fins d’identification biométrique.

Lorsque le client n’est pas présent, le bon peut porter la mention :

« Client non présent »

7. DESTINATAIRES ET ACCÈS AUX DONNÉES

Les données personnelles sont utilisées par AIRCOOLING dans le cadre de ses activités et ne sont communiquées à des tiers que lorsque cela est nécessaire à la réalisation d’une prestation, au suivi d’un dossier, à une assistance technique ou au respect d’une obligation applicable.

Elles sont accessibles, selon les besoins et les droits attribués, aux personnes autorisées au sein d’AIRCOOLING.

Lorsque cela est nécessaire pour assurer une installation, un dépannage, une garantie, une assistance technique ou le suivi d’un équipement, certaines informations peuvent être transmises aux fabricants, fournisseurs ou partenaires techniques concernés.

Seules les données nécessaires au traitement de la demande concernée sont communiquées.

AIRCOOLING peut également faire appel à des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement, à l’hébergement, à la sécurisation, à la maintenance de ses outils ou à l’envoi de communications.

AIRCOOLING ne vend pas les données personnelles de ses clients et prospects.

8. SÉCURITÉ DES DONNÉES

AIRCOOLING met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la destruction ou la divulgation.

L’application AIRCOOLING utilise notamment :

• une authentification des utilisateurs ;
• des droits d’accès adaptés aux fonctions ;
• des contrôles de permissions côté serveur ;
• un stockage privé des fichiers et photographies ;
• des connexions sécurisées HTTPS ;
• des mesures de protection des échanges et du navigateur ;
• la possibilité de désactiver les accès des utilisateurs qui ne sont plus autorisés.

9. DURÉE DE CONSERVATION

AIRCOOLING conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ainsi que pendant les périodes nécessaires au respect des obligations légales applicables ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

La durée de conservation dépend notamment de la nature de la relation avec AIRCOOLING, du type de document, de la prestation réalisée, des obligations administratives ou comptables applicables et, le cas échéant, des besoins liés à la garantie ou au suivi technique.

Des règles internes de conservation sont définies et adaptées en fonction de ces différents critères.

10. VOS DROITS

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez notamment demander :

• l’accès aux données personnelles vous concernant ;
• la rectification de données incorrectes ou incomplètes ;
• l’effacement de vos données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• la limitation de certains traitements ;
• vous opposer à certains traitements lorsque ce droit est applicable ;
• recevoir certaines données dans un format permettant leur portabilité lorsque les conditions légales sont réunies.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant vos données personnelles :

aircooling@hotmail.be

AIRCOOLING pourra demander les informations raisonnablement nécessaires afin de vérifier l’identité du demandeur et de protéger les données concernées.

11. RÉCLAMATION

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données.

12. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Cette politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des activités d’AIRCOOLING, de ses outils, de ses prestataires ou de la réglementation.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.